Trappola di acquisizione del documento: impossibile vedere la foresta dagli alberi

Non concentrarti su singoli problemi, ma guarda invece gli schemi

Questo non è un problema tecnico, ma di gestione del progetto. Nei progetti tecnologici, siamo abituati a creare biglietti per bug o difetti. Ogni occorrenza otterrebbe il proprio biglietto. L’uso di questo approccio in un progetto di acquisizione di documenti è un errore se si diventa troppo granulari. In particolare, devi essere sicuro di riconoscere il modello dei problemi invece di provare a gestire ogni occorrenza di un problema.

Ad esempio, non vorrai creare un ticket per ogni istanza in cui il Numero fattura non è stato estratto correttamente. Se lo fai, genererai un’enorme quantità di rumore e ti ritroverai a mettere a punto problemi molto piccoli che alla fine potrebbero avere o meno un impatto reale.

Qui è importante avere i dati giusti. Durante la vita del tuo sistema, vorrai tenere traccia delle modifiche apportate dai tuoi operatori per acquisire i dati corretti dai tuoi documenti. Ogni singola modifica deve essere tracciata, ma è necessario analizzare i dati, cercando schemi. Dovresti cercare percentuali a due cifre in cui i campi dovevano essere modificati. Avrai bisogno di scorrere diverse centinaia di documenti per iniziare davvero a vedere uno schema. Utilizzando questi dati, è quindi possibile determinare la causa principale e prescrivere una correzione.

È necessario raccogliere i seguenti punti dati:

  • I campi sono cambiati su ogni documento
  • Numero di sequenze di tasti eseguite dall’operatore per modificare un determinato campo
  • Tipo di documento o variazione del tipo di documento (ad es., Formato fornitore per fatture)
  • Sicurezza di estrazione per campo
  • BONUS: Tipo di errore / Motivo dell’errore (non vedo nessuno dei fornitori che lo implementa nei loro strumenti di report out of the box, ma questo sarebbe molto utile. Esempi: Cattiva qualità dell’immagine, Parola chiave non trovata, Nessun richiamo, Richiamo errato)